在衛(wèi)健系統(tǒng)中，采購工作的規(guī)范與高效開展對于保障醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展具有極為關(guān)鍵的意義。以下將詳細(xì)闡述衛(wèi)健系統(tǒng)采購全流程的注意要點(diǎn)。

一、采購計(jì)劃階段

1. 需求評估與匯總

• 深入各醫(yī)療機(jī)構(gòu)科室，全面了解其對藥品、醫(yī)療器械、設(shè)備、耗材以及各類醫(yī)療服務(wù)等的實(shí)際需求。組織專業(yè)人員對需求的合理性、緊迫性進(jìn)行評估，避免盲目申報(bào)和過度采購。例如，對于大型醫(yī)療設(shè)備的需求，要結(jié)合醫(yī)院的學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、患者流量預(yù)測以及現(xiàn)有設(shè)備的使用狀況等多方面因素進(jìn)行考量。

• 建立統(tǒng)一的需求申報(bào)平臺或流程，確保各科室的需求能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地匯總到采購部門，同時(shí)便于追溯和管理。

2. 預(yù)算編制

• 根據(jù)需求評估結(jié)果，結(jié)合衛(wèi)健系統(tǒng)的財(cái)政預(yù)算安排和醫(yī)療機(jī)構(gòu)自身的財(cái)務(wù)狀況，科學(xué)合理地編制采購預(yù)算。要充分考慮采購物品或服務(wù)的市場價(jià)格波動、運(yùn)輸成本、安裝調(diào)試費(fèi)用以及后續(xù)維護(hù)保養(yǎng)等全生命周期成本。

• 對預(yù)算進(jìn)行細(xì)化分類，明確不同采購項(xiàng)目的預(yù)算額度，并預(yù)留一定比例的應(yīng)急資金，以應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件或不可預(yù)見的采購需求。同時(shí)，建立預(yù)算調(diào)整機(jī)制，在必要時(shí)按照規(guī)定程序進(jìn)行預(yù)算的調(diào)整與追加。

二、采購方式選擇階段

1. 公開招標(biāo)

• 當(dāng)采購項(xiàng)目符合公開招標(biāo)條件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照《招標(biāo)投標(biāo)法》及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。

• 編制嚴(yán)謹(jǐn)、詳細(xì)的招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法等內(nèi)容。技術(shù)規(guī)格應(yīng)具有明確性和通用性，避免設(shè)置不合理的排他性條款，確保公平競爭。

• 規(guī)范招標(biāo)公告發(fā)布渠道和時(shí)間，保證潛在投標(biāo)人有足夠的時(shí)間獲取信息并準(zhǔn)備投標(biāo)文件。在開標(biāo)、評標(biāo)過程中，要嚴(yán)格遵守保密和公正原則，組建專業(yè)的評標(biāo)委員會，按照既定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評審，確保中標(biāo)結(jié)果的合法性和公正性。

2. 邀請招標(biāo)

• 對于符合邀請招標(biāo)條件的項(xiàng)目，如技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或者受自然地域環(huán)境限制等，要慎重選擇邀請對象。邀請的供應(yīng)商應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和能力，且數(shù)量一般不少于三家。

• 向被邀請的供應(yīng)商發(fā)送正式的邀請書，詳細(xì)說明招標(biāo)項(xiàng)目的相關(guān)情況，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)接受其投標(biāo)文件。評標(biāo)過程與公開招標(biāo)類似，注重對供應(yīng)商的技術(shù)實(shí)力、商務(wù)報(bào)價(jià)和信譽(yù)等方面的綜合評估。

3. 競爭性談判

• 確定采用競爭性談判方式采購時(shí)，要先制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等。

• 邀請符合資格條件的供應(yīng)商參加談判，一般不少于三家。談判過程中，要與供應(yīng)商就采購項(xiàng)目的技術(shù)、商務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行充分的溝通和協(xié)商，允許供應(yīng)商進(jìn)行多輪報(bào)價(jià)，并根據(jù)談判情況對談判文件進(jìn)行實(shí)質(zhì)性變動，變動內(nèi)容應(yīng)及時(shí)通知所有參加談判的供應(yīng)商。

• 按照預(yù)先確定的評定成交標(biāo)準(zhǔn)，綜合評估供應(yīng)商的最終報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、售后服務(wù)等因素，確定成交供應(yīng)商。

4. 單一來源采購

• 對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，如專利產(chǎn)品、獨(dú)家代理產(chǎn)品或因不可抗力等原因無法從其他供應(yīng)商處采購的情況，要進(jìn)行嚴(yán)格的審批和論證。

• 組織專業(yè)人員對單一來源采購的必要性和合理性進(jìn)行論證，并形成書面報(bào)告。在采購過程中，要與供應(yīng)商進(jìn)行充分的協(xié)商，在保證采購項(xiàng)目質(zhì)量和服務(wù)的前提下，爭取合理的采購價(jià)格和合同條款。同時(shí)，要做好采購過程的記錄和備案工作，以備后續(xù)監(jiān)督檢查。

5. 詢價(jià)采購

• 適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的項(xiàng)目。制定詢價(jià)文件，明確采購貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、報(bào)價(jià)方式等內(nèi)容。

• 向三家以上的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件。對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇報(bào)價(jià)最低且符合采購要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。

三、采購執(zhí)行階段

1. 合同簽訂

• 采購人與中標(biāo)（成交）供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按照招標(biāo)文件和投標(biāo)文件的內(nèi)容簽訂采購合同。合同條款應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、完整，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨（服務(wù)）時(shí)間地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵要素。

• 對于涉及知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、售后服務(wù)期限等特殊內(nèi)容，要在合同中明確約定。合同簽訂前，可組織法務(wù)或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。

2. 訂單下達(dá)與跟蹤

• 向供應(yīng)商下達(dá)正式的采購訂單，明確訂單的詳細(xì)信息，如訂單編號、采購項(xiàng)目詳情、交貨日期等。建立訂單跟蹤機(jī)制，定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)處理可能出現(xiàn)的交貨延遲、質(zhì)量問題等情況。

• 對于大型設(shè)備或復(fù)雜項(xiàng)目的采購，可要求供應(yīng)商提供項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，確保采購項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。

3. 貨物驗(yàn)收

• 成立專業(yè)的驗(yàn)收小組，成員包括采購部門、使用科室、質(zhì)量控制部門以及相關(guān)技術(shù)專家等。依據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購的貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的外觀、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量證明文件、性能指標(biāo)測試等。

• 對于醫(yī)療器械和設(shè)備，要按照國家相關(guān)的醫(yī)療器械監(jiān)督管理規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收，確保其符合臨床使用要求。驗(yàn)收過程要做好記錄，對于驗(yàn)收合格的貨物，辦理入庫手續(xù)；對于不合格貨物，按照合同約定進(jìn)行退換貨或其他處理，并追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。

4. 服務(wù)驗(yàn)收

• 對于采購的醫(yī)療服務(wù)項(xiàng)目，如醫(yī)療保潔、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)、信息系統(tǒng)開發(fā)等，要根據(jù)服務(wù)合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、服務(wù)效果等進(jìn)行驗(yàn)收?？赏ㄟ^實(shí)地檢查、用戶滿意度調(diào)查、服務(wù)質(zhì)量評估報(bào)告等方式進(jìn)行驗(yàn)收。

• 對于未達(dá)到服務(wù)要求的情況，要求供應(yīng)商限期整改，整改后仍不符合要求的，按照合同約定進(jìn)行相應(yīng)處理，如扣減服務(wù)費(fèi)用、終止合同等。

四、采購后續(xù)管理階段

1. 付款結(jié)算

• 按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，對供應(yīng)商提交的付款申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括貨物驗(yàn)收合格證明、發(fā)票、合同履行情況等。確保付款金額準(zhǔn)確、合規(guī)，避免提前支付或超付等情況發(fā)生。

• 建立付款臺賬，記錄每一筆采購項(xiàng)目的付款情況，便于財(cái)務(wù)核算和審計(jì)監(jiān)督。對于涉及質(zhì)保金的項(xiàng)目，要在質(zhì)保期屆滿且無質(zhì)量問題后，按照規(guī)定程序支付質(zhì)保金。

2. 檔案管理

• 建立完善的采購檔案管理制度，將采購過程中的各類文件資料進(jìn)行歸檔整理。包括采購計(jì)劃、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、合同文本、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等。

• 采購檔案應(yīng)按照項(xiàng)目分類編號，妥善保存，保存期限一般不少于法律法規(guī)規(guī)定的年限。檔案管理要便于查閱和檢索，為后續(xù)的采購審計(jì)、監(jiān)督檢查以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)提供有力的支持。

3. 供應(yīng)商評價(jià)與管理

• 定期對供應(yīng)商的供貨（服務(wù)）質(zhì)量、交貨（服務(wù)）及時(shí)性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價(jià)。建立供應(yīng)商評價(jià)指標(biāo)體系，根據(jù)評價(jià)結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理。

• 對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可在后續(xù)采購項(xiàng)目中給予優(yōu)先考慮或適當(dāng)?shù)莫剟?；對于存在問題的供應(yīng)商，要及時(shí)與其溝通，要求其整改，對于整改不力或多次出現(xiàn)問題的供應(yīng)商，可將其列入不良供應(yīng)商名單，限制或禁止其參與本衛(wèi)健系統(tǒng)的采購活動。

總之，衛(wèi)健系統(tǒng)采購全流程涉及多個環(huán)節(jié)和眾多要點(diǎn)，每一個環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，確保采購工作的公開、公平、公正、透明和高效，為衛(wèi)健系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的物資保障和服務(wù)支持。

來源：公眾號【興培醫(yī)管】